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Toda documentación, información y demás evidencia de las investigaciones que efectúa la Auditoría Interna son confidenciales durante la formulación del informe respectivo, y durante todo el tiempo que dure el procedimiento administrativo. Una vez iniciado el procedimiento, tendrán acceso a dicha información las partes involucradas o sus abogados debidamente acreditados; esto último previo a recurrir a la vía judicial.

Los funcionarios y funcionarias de la Auditoría Interna ejercerán sus deberes y potestades con independencia funcional y de criterio, por medio de juicios y criterios imparciales, equilibrados y objetivos.

¿Cuáles son las potestades de la Auditoría Interna?

Libre acceso en cualquier momento, a todos los libros, archivos, valores, cuentas bancarias, expedientes, documentos, archivos y sistemas electrónicos, en todas las dependencias judiciales.

Solicitar a cualquier funcionario; en la forma, las condiciones y el plazo razonable; los informes, datos y documentos necesarios para el cumplimiento de su función.

Solicitar a funcionarios y funcionarias de cualquier nivel jerárquico, la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que considere necesarias para el cumplimiento de su función.

Acceso a los informes de control interno

Una vez comunicados los informes a la Administración Activa, estos son de libre acceso por cualquier persona que manifieste interés público para ello, sea o no funcionario (a) del poder judicial.

*Administración activa: conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluye al jerarca como última instancia.

La comunicación de resultados de la Auditoría Interna

Destinatarios de los informes de auditoría

La Auditoría Interna comunica los resultados de sus auditorías o estudios especiales de auditoría, mediante informes dirigidos al jerarca, titulares subordinados, con competencia y autoridad, para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones en el plazo y regulaciones establecidas en la Ley N°8292 (Ley General de Control interno).

En esta fase se brindan recomendaciones o sugerencias viables por medio de informes finales y parciales, sustentadas en la redacción de hallazgos y conclusiones, con el resguardo de los intereses institucionales y de la independencia requerida.

Discusión de los informes finales de la Auditoría

Esta es la etapa en la que el Auditor convoca a los auditados y auditadas para discutir verbalmente los resultados de los informes de auditoría y estudios especiales, con excepción de las relaciones de hechos*, a fin de establecer con claridad el acuerdo o desacuerdo sobre las conclusiones y recomendaciones, y determinar el tiempo prudencial para su implementación.

De la reunión se levanta un acta que resuma las observaciones más importantes, se indican los compromisos asumidos y es firmada por cada participante.

*Informe de relación de hechos: Es un documento público de acceso limitado, en el cual se narran actuaciones que pueden generar responsabilidades de orden civil, administrativo y penal, la nulidad de actos o contratos administrativos, o ambos supuestos.

Implementación de las recomendaciones de la Auditoría

La Administración activa* es la responsable de mantener y perfeccionar las recomendaciones de la Auditoría Interna.

Si la persona responsable de su implementación encuentra motivos que imposibiliten ponerlas en práctica, expondrá por escrito al jerarca las soluciones alternas que corrijan las deficiencias encontradas en el plazo señalado.

Programa e Informe de seguimiento de recomendaciones de la Auditoría

La Auditoría Interna realiza un programa de seguimiento de recomendaciones de los estudios de auditoría, con el fin de comprobar la implementación de las recomendaciones, o de lo contrario, determinará las causas de incumplimiento para comunicar lo que corresponda.

¿Cuál es el trámite que hace la Auditoría Interna de las denuncias que recibe?

El Auditor Interno analiza y valora los asuntos denunciados, y determina lo siguiente:

1. Las denuncias que no sean de su competencia, se canalizarán a las instancias competentes.
2. Las denuncias que sean improcedentes o infundadas, serán archivadas de oficio.
3. Las denuncias reiterativas que contengan aspectos que hayan sido atendidos, se comunicará al interesado o a la Contraloría General de la República lo resuelto.
4. Las denuncias de intereses particulares del ciudadano, en las cuales exista solución mediante un procedimiento específico contemplado en el ordenamiento jurídico vigente, se archivarán de oficio.
5. Las gestiones presentadas con la finalidad de ejercer la defensa personal sobre situaciones cuya discusión corresponda a otras sedes, ya sean administrativas o judiciales serán archivadas de oficio.
6. Las denuncias en los casos en los cuales procede hacer el estudio, se incluye dentro de las prioridades del plan de trabajo de la Auditoría para su debida atención.